Laatst bijgewerkt op 18 oktober 2026.
1. Wie we zijn
Teneo BV, Legendaledreef 58, 8020 Oostkamp, België, ondernemingsnummer BE 0809.520.032, baat de SMTP-relaydienst uit, de console op console.teneo.be en deze website. Voor je accountgegevens, je facturen en je gebruik van deze website zijn wij verwerkingsverantwoordelijke. Voor de inhoud van de berichten die je via de relay verstuurt, treden wij op als verwerker in jouw opdracht; jij blijft verantwoordelijke tegenover je ontvangers. Vragen over privacy: via de contactpagina of privacy@teneo.be.
2. Wat we verwerken, waarom en op welke grond
| Gegevens | Doel | Rechtsgrond | Bewaartermijn |
|---|---|---|---|
| Accountgegevens: naam, bedrijf, werkmail, telefoon (optioneel), facturatieadres, btw-nummer, login en tweestapsverificatie | Je account beheren, support, facturatie | Overeenkomst | Duur van de overeenkomst plus de wettelijke bewaartermijn voor boekhoudstukken (7 jaar in België) |
| Betaalkaart | Facturatie | Overeenkomst | Volledig afgehandeld door Stripe; wij zien of bewaren het kaartnummer nooit |
| Relay-logins, verzenddomeinen, DKIM-sleutels, IP-toewijzingen | Je mail afleveren | Overeenkomst | Tot je ze verwijdert of het account sluit |
| Berichten in doorvoer: envelop, headers, ontvangeradressen, inhoud | Je mail afleveren | Verwerker, in jouw opdracht | Tot aflevering of bounce; maximaal 48 uur in de wachtrij, daarna verwijderd en gemeld als bounce |
| Afleverlogs: ontvangeradres, tijdstippen, grootte, verzend-IP, aflever- of bounceresultaat | Je tonen wat er gebeurde, problemen oplossen, misbruik voorkomen | Overeenkomst en ons gerechtvaardigd belang bij een werkende relay zonder misbruik | 365 dagen |
| Contactformulier: naam, bedrijf, e-mail, telefoon (optioneel), je bericht | Je antwoorden | Jouw verzoek (precontractuele stappen) | Komt in onze mailbox; bewaard zolang het gesprek relevant is, hoogstens twee jaar |
| Websitestatistieken: bekeken pagina's, toestel, land, verwijzer, gebruikte taal, aangeklikte knoppen | Begrijpen hoe de site gebruikt wordt | Jouw toestemming (cookiebalk) | Google Analytics 4, 14 maanden, daarna geaggregeerd |
| Server- en beveiligingslogs van de console: IP-adres, tijdstip, verzoek | Beveiliging, misbruik voorkomen | Gerechtvaardigd belang | 90 dagen |
We verkopen geen gegevens, bouwen geen advertentieprofielen en lezen je berichten niet, behalve wanneer je ons vraagt naar een afleverprobleem te kijken of wanneer misbruikmeldingen ons daartoe verplichten.
3. Subverwerkers en ontvangers
De bedrijven hieronder verwerken gegevens voor ons. Met elk van hen hebben we een verwerkersovereenkomst. We vullen deze lijst aan vóór een nieuwe subverwerker klantgegevens raakt; klanten met een verwerkersovereenkomst verwittigen we vooraf.
| Wie | Wat | Waar |
|---|---|---|
| Amazon Web Services EMEA SARL | Hosting van onze mailservers (wachtrijen, afleverlogs, IP-reputatie), de console en deze website; de servers worden door Teneo beheerd | Ierland (eu-west-1) |
| Stripe Payments Europe Ltd | Kaartbetalingen en het facturatieportaal | Ierland; kaartnetwerken wereldwijd |
| CoManage BV | Facturatie en Peppol e-facturatie | België |
| Google Ireland Ltd | Websitestatistieken, enkel na jouw toestemming | Ierland; Google kan doorgeven naar de VS onder het EU-US Data Privacy Framework |
| Microsoft Ireland Operations Ltd | Single sign-on met Microsoft Entra ID, enkel als jouw organisatie dat inschakelt | EU |
| DRH Internet Inc. (GreenArrow) | Leverancier van onze mailsoftware; kan via SSH onze servers benaderen voor support, enkel na onze goedkeuring in hun ticketsysteem, per geval | Verenigde Staten |
Je mail zelf verlaat de EU alleen wanneer de mailserver van de ontvanger buiten de EU staat; dat is eigen aan e-mail en ligt in jouw handen.
4. Cookies en vergelijkbare opslag
- Noodzakelijk: de console gebruikt een sessiecookie en een CSRF-token om je ingelogd en veilig te houden. Deze website bewaart je cookiekeuze in je browser (
teneo_consent) en verder niets zonder je toestemming. - Statistieken, enkel met jouw toestemming: Google Analytics 4-cookies (
_ga,_ga_*), gebruikt met Google Consent Mode. Je kunt je toestemming altijd intrekken door de opslag van de site in je browser te wissen; de balk verschijnt dan opnieuw.
We gebruiken geen advertentiecookies en geen trackers van derden.
5. Jouw rechten
Je kunt inzage vragen in je gegevens, verbetering, verwijdering, beperking, overdraagbaarheid, en je kunt bezwaar maken tegen verwerking op grond van ons gerechtvaardigd belang. Schrijf ons via de contactpagina; we antwoorden binnen een maand. Vind je dat we verkeerd met je gegevens omgaan, dan kun je klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, gegevensbeschermingsautoriteit.be.
6. Verwerkersovereenkomst
Zakelijke klanten die een ondertekende verwerkersovereenkomst volgens artikel 28 AVG nodig hebben, kunnen de onze aanvragen via de contactpagina. Ze benoemt de subverwerkers hierboven en onze beveiligingsmaatregelen.
7. Beveiliging, in het kort
TLS op elke verbinding met de relay, de console en deze site; versleutelde opslag van inloggegevens; tweestapsverificatie beschikbaar op elk consoleaccount; toegang tot productiesystemen beperkt tot medewerkers van Teneo; back-ups binnen de EU. Inbreuken op persoonsgegevens melden we zonder onnodige vertraging aan de betrokken klanten.
8. Wijzigingen
Verandert deze pagina, dan verandert de datum bovenaan mee. Bij ingrijpende wijzigingen voor klanten sturen we ook een bericht naar het e-mailadres van het account.